Persoonlijk én geautomatiseerd werken: hoe gaat dat samen?
Vraag je Bianca Boogerd naar wat de toekomst brengt, dan verwacht ze dat het niet lang meer duurt voordat bedrijven geen accountant meer kunnen vinden. Als een van de drie huidige vennoten van Tamek Accountants & Belastingadviseurs ziet zij als geen ander de noodzaak van automatisering in, mede door de krapte op de arbeidsmarkt. Wanneer je nu al je processen aanpakt die geautomatiseerd kunnen worden, kun je je mensen nóg beter inzetten. Want daar draait accountancy volgens Bianca uiteindelijk altijd om: mensen.
Automatisering is een must
Totaaladvisering voor midden- en kleinbedrijf. Dat is waar Tamek letterlijk voor staat. Tamek is een maatschappelijk betrokken accountantskantoor met negentig medewerkers. En alle negentig hebben ze persoonlijk contact hoog zitten, zowel onderling als met de klant. Mede dankzij die klantvriendelijke instelling is Tamek groot geworden in de regio rondom Kampen, Zwolle en Meppel. Alles draait om de mens.
Plezier hebben in het vak met een leuke club mensen om je heen, die ook nog eens kwalitatief goed werk afleveren. Dat is de missie van Tamek. Een heel persoonlijk en menselijk statement. Toch speelt technologie een hele belangrijke rol in de dagelijkse praktijk bij Tamek, zij het een ondersteunende rol. Om die missie waar te maken, is het namelijk noodzakelijk om processen efficiënter te maken en te automatiseren. Kortom: automatisering is een must.
Draagvlak creëren in de organisatie
Automatiseren gaat echter niet vanzelf, daar is Bianca heel duidelijk in. Het is belangrijk om zo’n stap gefaseerd te zetten en de tijd ervoor te nemen, zodat de organisatie het wel kan bijbenen. Natuurlijk kan er weerstand zijn bij de introductie van een nieuw softwarepakket, maar bij Tamek is ‘duidelijkheid’ daarin het sleutelwoord. De commissie automatisering maakt hele duidelijke keuzes op dit gebied en stelt bijbehorende doelen op, waar vervolgens helder over wordt gecommuniceerd: “We gaan die kant op, want we móeten de kant op”. Achterblijven is geen optie meer in accountancyland, dus de ontwikkelingen worden op de voet gevolgd.
Toch moet je niet te veel tegelijk willen veranderen, ook niet voor je klanten. Door bijvoorbeeld jaarlijks één nieuw pakket te introduceren en eenduidige werkstromen te bepalen, kan er geen verwarring ontstaan in het proces. Zo gaat Tamek steeds een stapje verder. En uiteindelijk, als alles is doorgevoerd… ervaart iedereen in de praktijk dat het heel fijn werkt.
Eenvoud, gemak en snelheid
Maar hoe ziet de huidige werkwijze er eigenlijk uit? Tamek maakt gebruik van een aantal software-oplossingen vanuit de Visma Connected Experience. Namelijk Nmbrs voor de loonadministratie, Visma PinkWeb als portal en Visma Yuki voor de administratie. Het voordeel dat ze van deze oplossingen ervaren is met name de eenvoud. Zo kun je als accountant iets in de portal van PinkWeb klaarzetten zodat de klant het kan accorderen, waarna het direct richting de Belastingdienst en KvK wordt gestuurd en vervolgens teruggaat in het dossier; om maar een voorbeeld te noemen. Dit vergemakkelijkt en versnelt het gehele proces. De administratie is zo efficiënt en intelligent mogelijk ingericht met mogelijkheden zoals ‘scan en herken’, een bankkoppeling en automatisch boeken.
Keuzevrijheid en connectiviteit
Bianca ziet de keuzevrijheid van de Visma Connected Experience als een groot voordeel. Tamek maakt namelijk ook graag gebruik van een aantal andere softwarepakketten, zoals Allure of UNIT4, en die zijn goed te koppelen met de oplossingen vanuit de Visma Connected Experience. Hoewel ieder pakket een eigen functie en specialisme heeft, geeft Bianca aan dat ze gezamenlijk ten doel hebben om de ondernemer grip te geven op zijn of haar zaken. Daar gaat het om.
Efficiënt communiceren met klanten
Opvallend vindt Bianca dat de vraag naar automatisering nog heel weinig vanuit klanten zelf komt. Toch, als het eenmaal zover is, geven klanten wel aan hier veel gemak van te ervaren. Zo hoeven ze niet meer ieder kwartaal een ordner te komen brengen, maar is de administratie overzichtelijker geworden. Alles staat al klaar in een tool; ze hoeven het enkel te accorderen op hun telefoon. Is een klant dit vergeten? Dan volgt er een automatische reminder. Dat maakt de communicatie sneller en efficiënter.
De waarde van de accountant
Ook als de administratie ‘zelf kan nadenken’, blijft technologie een middel. Want waar de accountant al jaren op een lijst staat met verdwijnende beroepen, geeft Bianca aan dat Tamek vandaag de dag meer werk dan ooit heeft. Wel verwacht ze dat de focus van de accountant verschuift naar het verschaffen van real-time inzicht en het meedenken met de ondernemer op fiscale en juridische vlakken. En daarmee blijft de accountant altijd zijn waarde behouden.
De Visma Connected Experience voor accountants
zorgt voor inzicht bij Tamek met:
