Een digitale werkplek is een virtuele werkplek, die medewerkers met behulp van technologie in staat stelt overal en altijd hun werk uit te voeren. Onder de digitale werkplek vallen alle essentiële zakelijke toepassingen, zoals e-mail, accountancy tools, virtueel samenwerken en videotools.
Veel bedrijven zien alleen maar voordelen. De digitale werkplek maakt medewerkers flexibeler en gemotiveerder, maakt communicatie makkelijker en zorgt voor innovatie, efficiency en groei. Bovendien blijkt dat werknemers met een flexibele werkplek, die afwisselend thuis en op kantoor werken, productiever en tevredener zijn en langer bij hun werkgever blijven.
Eenvoudiger talent aantrekken
Ook het aantrekken van talent wordt makkelijker voor bedrijven die de digitale werkplek hebben omarmd. Steeds meer mensen beschouwen de vrijheid die hoort bij een digitale werkplek als belangrijke arbeidsvoorwaarde. Sterker nog, veel mensen zouden zelfs bereid zijn salaris in te leveren als ze niet meer op kantoor zouden hoeven werken. De digitale werkplek zou dus wel eens hét antwoord kunnen zijn op de veranderende behoeften van medewerkers.
De werkomgeving is veranderd – en de verwachtingen van je medewerkers ook.
De ‘traditionele werkplek’ is altijd al aan verandering onderhevig geweest. Maar door de toenemende hoeveelheid beschikbare informatie, nieuwe technologie en de roep om snelheid en efficiency, is deze verandering de laatste decennia in een stroomversnelling geraakt. De werkomgeving is veranderd – en de verwachtingen van je medewerkers ook.
Waarom kiezen voor de digitale werkplek?
Organisaties en bedrijven zijn altijd op zoek naar manieren om de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen. De digitale werkplek helpt daarbij:
- Als je een virtuele werkomgeving ondersteunt, kunnen je medewerkers samenwerken en met elkaar in contact blijven als ze op afstand werken.
- Toptalenten willen werken in een innovatieve omgeving. Door die te creëren, vergroot je de kans dat ze jouw kantoor komen versterken.
- Je verhoogt de tevredenheid van je medewerkers als je ze flexibiliteit en keuze biedt.
- Door je medewerkers nieuwere communicatietools te geven, gaan hun productiviteit en efficiency omhoog
Uit onderzoek blijkt dat organisaties met sterke online sociale netwerken 7% productiever zijn dan organisaties zonder die netwerken. En een grotere werknemersbetrokkenheid zorgt voor een toename van het personeelsbehoud met zo’n 87%!
De uitdagingen van de digitale werkplek
Hoewel veel bedrijven al een heel eind zijn met hun digitalisering en met het vinden van oplossingen waarmee hun medewerkers overal kunnen werken, zijn er ook nog wel wat uitdagingen.
- Om de digitale werkplek te ondersteunen, moet je kantoor investeren in de tools die je medewerkers willen en nodig hebben, zodat ze met elkaar kunnen communiceren. Tegelijkertijd wil je ook weer niet in té veel tools investeren. Hoe meer applicaties en systemen, hoe lastiger het wordt voor medewerkers om hun werk uit te voeren. Volgens Blissfully gebruikt een gemiddeld bedrijf gemiddeld 137 unieke SaaS-apps. Dit aantal dateert van 2020 dus we kunnen er vanuit gaan dat het er nu nog meer zijn.
- Hoewel veel applicaties onze werkdag een stuk efficiënter maken, kunnen te veel apps juist contraproductief werken. Onderzoek toont aan dat meer dan twee derde van alle werknemers tot wel 60 minuten per dag besteden aan het navigeren tussen apps.
- Bovendien moet je de technologie waar je bedrijf in investeert coördineren, om versnipperde implementaties te voorkomen. Een duidelijke roadmap is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf meetbare resultaten en waarde levert. De kans is groot dat bedrijven die geen goede digitale strategie hebben, te maken krijgen met een hoog personeelsverloop en verminderde efficiency.
Hoe bouw je een digitale werkplek?
Er is geen ‘one-size-fits-all’-aanpak voor het creëren van een digitale werkplek. Maar er zijn wel een paar leading practices die succesvol zijn gebleken. Volgens financieel dienstverlener Deloitte bestaat een raamwerk voor een digitale werkplek uit vier elementen:
- Gebruik: samenwerken, communiceren, verbinden
Je organisatiecultuur bepaalt hoe je medewerkers hun digitale werkplek benutten. Volgens Deloitte is het dan ook cruciaal dat je inzicht hebt in hoe je medewerkers het liefst werken. Als je dat weet, kun je een veranderplan ontwikkelen, plus een strategie voor digitale werkplekken die aansluit bij de cultuur van jouw organisatie. - Technologie: de digitale toolbox
Genoemde strategie én je bedrijfsdoelstellingen zijn bepalend voor welke tools er in je digitale toolbox thuishoren. Dat kunnen tools zijn voor communicatie (e-mail, instant messaging, intranet), voor samenwerking (communities en team rooms) en voor het bevorderen van de productiviteit (accountancysoftware). Andere waardevolle tools zijn bijvoorbeeld zakelijke applicaties (crm, hr-software), connectiviteit (van je medewerkers) en mobiliteit (laptop, smartphones en thuiswerkplek). - Controle: beheer, risico en compliance
Uiteraard heb je ook een beheersmodel nodig. Enerzijds om de samenwerking en de connectiviteit te ondersteunen, anderzijds om compliance te faciliteren en risico’s te beperken. Belangrijke componenten van digitaal werkplekbeheer zijn bijvoorbeeld opleiding en certificering van werknemers, richtlijnen en een strategie voor informatiebeheer. Voor risicobeperking en compliance heb je mogelijk beleidstraining nodig voor je medewerkers, maar ook crisismanagement en het monitoren, verzamelen en analyseren van informatie – om er maar een paar te noemen. - Business drivers: meetbare bedrijfswaarde
De digitale werkplek heeft veel voordelen, maar moet wel bedrijfswaarde opleveren. Die krijg je bijvoorbeeld als je: de operationele kosten verlaagt, medewerkers de juiste tools geeft waarmee ze kansen voor cross-selling en up-selling kunnen herkennen, de flexibiliteit vergroot.
Deze vier elementen laten zien hoe ook jouw kantoor een cultuurverandering tot stand kan brengen op basis van hoe je medewerkers het liefste werken. Bovendien geven ze aan hoe je voor jouw bedrijf de juiste toolbox voor digitale werkplekken samenstelt en hoe je een beheersmodel ontwikkelt dat deze nieuwe manier van werken ondersteunt en eventuele risico’s beperkt.
Tot slot, als je weet hoe je digitale werkplek meetbare waarde behaalt, zal dat je kantoor lagere kosten, een hogere werknemerstevredenheid, meer omzet en verbeterde innovatie opleveren.
Met de Visma Connected Experience voor accountants creeër je digitale werkplekken waarmee alle medewerkers van je kantoor fijn en veilig werken. Iedereen werkt met de tools die het beste aansluiten op hun werkproces en onderling veilig zijn verbonden. En informatiedeling gaat soepel en veilig.
