Skip to main content

Overstappen naar de cloud – 4 stappen voor een goede start

Online werken, we kunnen niet meer zonder. En dus ook niet zonder de cloud. Want met de cloud heb je overal ter wereld toegang tot je bestanden en toepassingen. Maar hoe stap je over naar de cloud? Waar moet je rekening mee houden? Met deze vier stappen leid jij de transitie van jouw kantoor in goede banen.

Werken in de cloud

Goed om te weten is dat er geen ‘one-size-fits-all’-strategy voor overstappen naar de cloud bestaat. Wel zijn er een paar stappen die je helpen bij een soepele migratie.

Stap 1. Wees je bewust van wat de cloud inhoudt

De overstap naar cloud computing heeft voordelen maar ook haken en ogen. Bekijk daarom goed wat het oplevert maar ook de risico’s en problemen kunnen optreden als je applicaties en gegevens vanuit de cloud gaat gebruiken.

Professionele leveranciers van cloudoplossingen helpen je bij de overstap. Toch is het handig om met collega’s stil te staan bij de volgende punten:

  • Veiligheid 
    Hoe worden de clouddiensten beveiligd en wie is er verantwoordelijk voor het implementeren en het beheren van de IT-veiligheidsmaatregelen? 
  • IT-support 
    Wie is er verantwoordelijk voor de ondersteuning?
  • Middelenbeheer 
    Heb je op dit moment de juiste governance, middelen en vaardigheden in huis om cloudoplossingen te plannen, te implementeren en te beheren?
  • Privacy en compliance 
    Met welke voorschriften en compliance moet je rekening houden wat betreft privacy? Wie is de eigenaar van de gegevens die zijn opgeslagen in een cloudomgeving?
  • Financiële effecten
    Wat zijn de huidige IT-kosten, hoeveel gaat het in totaal kosten om de ‘on-premise’-oplossingen (geïnstalleerde software op een eigen of gehuurde server) te vervangen door clouddiensten? En wat levert het overstappen naar de cloud je kantoor op?

Contract- en leveranciersmanagement: Hoe worden de diensten van de leverancier beheerd en welke algemene voorwaarden zijn van toepassing?

Stap 2. Stel een plan op

Bepaal welke software van je kantoor naar cloud (kunnen en moeten) gaan in informeer de betrokkenen. Dat doe je door onderstaande punten te behandelen

Communicatie
Over de implicaties van de transitie en de acties die je kantoor onderneemt om de transitie vlot en goed te laten verlopen. Het is slim om te starten met bewustwording van de impact. Betrek, IT. legal en compliance intensief, aangezien mogelijk bepaalde informatie en applicaties wellicht on-premise moeten blijven, uit veiligheids- of governance-overwegingen of vanwege de kosten. 

Controle- en beheersfuncties
Communiceer dat er nieuwe controle- en beheersfuncties komen, omdat cloudoplossingen andere beheerseisen met zich meebrengen.

Assessment
Het is raadzaam om een assessment uit te voeren om te beoordelen of je kantoor klaar is voor de cloud. Dat assessment bestaat uit een overzicht van alle applicaties en data die jouw kantoor naar de cloud wil verplaatsen. Per onderdeel staat of ze geschikt daarvoor is en de impact op de bedrijfsactiviteiten. 

Stap 3. Formaliseer het plan

Voordat je in een cloudoplossing investeert, is het slim om het plan te formaliseren door een cloudbeleid en een bedrijfsmodel te maken.

Cloudbeleid

Een cloudbeleid bevat de richtlijnen die je opstelt voor hoe jouw organisatie in de cloud gaat werken, bijvoorbeeld om de privacy van bedrijfsgegevens te waarborgen. Dit beleid kan van toepassing zijn voor netwerkbeveiliging, financieel management, prestatiemanagement en kostenoptimalisering.

Bedrijfsmodel voor de cloud

Een bedrijfsmodel voor de cloud schetst de effecten van de migratie op bestaande workflows, interne processen en bedrijfsvoering. Dit bedrijfsmodel is gebaseerd op je strategische doelen van de migratie en bepalen hoe je organisatie gaat functioneren nadat de transitie naar de cloud is afgerond.

Dit bedrijfsmodel draagt bij aan het beheren van je risico´s en biedt interne richtlijnen voor onder meer IT-beveiligingsbeheer, governance, financieel management, contractbeheer en informatiemanagement. Afhankelijk van de omvang van je organisatie is handig om speciale teams te vormen die zich richten op de migratie naar de cloud en aanspreekpunt zijn bij vragen.

4. Stap over naar de cloud en automatiseer IT-managementfuncties

Om je cloudoplossing effectief te beheren en te zorgen dat je compliant blijft, heb je software nodig die je helpt toezicht te houden op je omgeving en die bepaalde taken en functies automatiseert. Zo houd je controle op het verbruik en gebruik van de clouddiensten door je organisatie én grip op je governance; een combinatie van veiligheid, risico, compliance en financiële regelgeving.

Er zijn verschillende manieren waarop je dit bereikt. Je kunt investeren in een platform voor cloudmanagement of je gebruikt de tools die de leveranciers aandragen. Volgens Deloitte heb je drie fundamentele vaardigheden nodig om je cloudoplossingen efficiënt te beheren: 

Self-service cloudvoorziening – Hiermee kunnen gebruikers cloud resources aanvragen via een self-service portal

Beheer van IT-orkestratie – Dit automatiseert de processen die de creatie van aangevraagde IT resources beheren en uitvoeren, zoals virtuele machines.

Financieel management – Dit zijn de processen voor het bijhouden en doorbelasten van IT-kosten voor cloud resources.

Als je een managementtool hebt, is jouw organisatie klaar voor de overstap. Aangezien cloudomgevingen slechts een kleine investering vergen vergeleken met in-house implementaties biedt dit je kantoor kansen om met weinig risico nieuwe dingen uit te proberen en bedrijfsprocessen te herzien.

Veel succes met overstappen naar de cloud!

Met een compleet ecosysteem ondersteunt Visma alle werkzaamheden binnen het moderne accountants- en administratiekantoor. Kies de software die het beste aansluit bij de werkprocessen van jouw kantoor en werk prettiger en slimmer.

Ontdek de beste cloudsoftware voor jouw kantoor