Document Management Systeem

De onmisbare bouwsteen voor digitale informatievoorziening

DMS - Visma

Welke offertes hebben we eerder verstuurd aan deze klant? Wat is de status van die ene klantaanvraag? Welke nieuwe prijsafspraken hebben we ook alweer gemaakt met die ene leverancier?
 
Welkom in the information age. Rapportages, offertes, facturen, e-mails, werktekeningen, afbeeldingen: de gemiddelde organisatie produceert enorm veel digitale en fysieke documenten. Een permanente stroom aan data en informatie, die in de loop der jaren kan uitgroeien tot een ware vloedgolf. Vind daar maar eens snel je weg in.

Delivery.jpg

Prettig samenwerken op afstand

De mogelijkheden voor samenwerken op afstand met collega’s, klanten en leveranciers zijn de laatste jaren enorm gegroeid. Daarmee groeit ook het belang van goed document­beheer. Want als mensen langs elkaar heen werken, in verschillende documenten en op verschillende platforms, verlies je als organisatie al snel de grip op gevoelige gegevens en andere data. Ons veilige documenten systeem zorgt voor meer structuur en voor maximale efficiency en focus.

success.jpg

Plezierig klantcontact

Via de telefoon, e-mail, per post of via social media: er zijn tegenwoordig tal van manieren waarop klanten of burgers in contact kunnen treden met een organisatie. Om hen snel te kunnen voorzien van de juiste informatie, is goede documentenbeheer software onontbeerlijk. Centrale toegang tot actuele klant-, levering- of service-gerelateerde documenten zorgen ervoor dat je klachten en vragen van klanten en burgers (bijvoorbeeld over de status van een aanvraag of bestelling) snel en naar tevredenheid kunt afhandelen.

Analysing.jpg

Laagdrempelige online dienstverlening

Als je klanten en burgers zelf inzicht geeft in de informatie die voor hen van belang zijn, kun je hen sneller en gerichter helpen. Slimme self-service software zorgt ervoor dat eindgebruikers zelf aanvragen kunnen doen en zaken kunnen wijzigen. Door de overzichtelijke en eenvoudige inrichting van het platform is alle informatie snel en eenvoudig vindbaar.

Bijkomend voordeel: je medewerkers worden veel minder bestookt met verzoeken of vragen ter verduidelijking.

Device.jpg

Archief en dossiervorming

Nu de informatiehuishouding steeds digitaler wordt, is het des te belangrijker dat je documenten en data centraal beheert. Dat is niet alleen belangrijk voor de efficiency van je bedrijfsvoering en je dienstverlening, maar ook voor je zorg- en verantwoordingsplicht. Goed documentmanagement zorgt ervoor dat je op elk moment kunt laten zien dat je voldoet aan wet- en regelgeving. Zo voorkom je aansprakelijkheidsissues, onbedoelde privacyschendingen en overschrijding van bewaartermijnen.

do-it-together.jpg

Zaakgericht werken

Steeds meer gemeentes en andere (semi)overheidsinstanties kiezen voor de principes van ‘zaakgericht werken’. Aan de voorkant helpt zaakgericht werken om de dienstverlening richting burgers te verbeteren; aan de achterkant zorgt het voor een gestroomlijnde bedrijfsvoering. De documentenbeheer software van Visma ondersteunt zaakgericht werken. Zo weet je zeker dat iedereen altijd werkt met de juiste documenten document – en dus aan de juiste zaak.

Waarom documenten software van Visma?

  • Veilige digitale opslag: altijd maximaal grip op je documenten, dossiers en archieven.
  •  Geen rondzwervende bestanden op verschillende servers of computers.
  • Eén documenten systeem: iedereen werkt altijd op basis van dezelfde informatie.
  • Vanuit de cloud, dus altijd binnen handbereik – op elk gewenst moment, vanaf elk gewenst device.
  • Meer tijd om te bouwen aan je organisatie dankzij slim dossierbeheer.


Visma Circle, jouw partner voor digitaal werken


Binnen de Visma-groep is Visma Circle hét label voor documentmanagement en digitale samenwerking.

Meer over Visma Circle

Visma Circle logo kleur.png