Van bouwplaats naar kantoor: 5 tips om de informatiestroom (én je processen) te optimaliseren

Op de bouwplaats draaien medewerkers uren. Véél uren. Deze administratieve informatie moet je tijdig op kantoor zien te krijgen, zodat twee essentiële processen soepel verlopen.

Allereerst is de verloning afhankelijk van dergelijke gegevens. Het betalingsproces mag eigenlijk nooit haperen, dus idealiter boeken mensen de uren in vanaf de bouwplaats. Zo’n digitale werkwijze zorgt dat je op kantoor niets meer hoeft over te typen. Zo bespaar je tijd én elimineer je diverse risico’s (denk aan de gevreesde typefout of het ondergesneeuwde en daarom onvindbare urenbriefje).

Daarnaast is het belangrijk om projecten scherp te bewaken. Je wilt immers continu weten of je nog steeds in de pas loopt. Daar is het nodige controlewerk aan verbonden. Wanneer een onderaannemer een factuur plus bon stuurt, moet je deze matchen én naast het inkoopcontract leggen. Zo houd je de vinger aan de pols.

In het kader van kwaliteit mogen deze twee processen niet haperen. Hoe stroomlijn en optimaliseer je ze? We geven vijf tips waarmee je direct aan de slag kunt!

1. Laat uren eenmalig invoeren

Urenbriefjes en Excellijsten wil je vermijden, want daarmee gaat alles gauw door elkaar lopen. Laat mensen op de bouwplaats informatie slechts één keer invoeren, bijvoorbeeld in een urenportaal. En zorg dat de uren automatisch worden doorgezet naar de salarisadministratie, zodat deze alleen nog controlewerk en fiattering op de takenlijst heeft staan. Dit zorgt voor tijdwinst en een accurate werkwijze.

2. Houd scherp zicht op ‘uurtje-factuurtje’-constructies

Werk je met ingehuurd personeel op urenbasis (in plaats van een vaste prijs)? Dan wil je de uren nauwkeurig bijhouden om inzicht te behouden in de projectvoortgang. Als een timmerman 40 uur per week werkt en pas na drie weken een factuur stuurt, heb je 21 dagen lang geen goed overzicht van de projecturen gehad. Zorg daarom dat de uitvoerder dergelijke uren zo vroeg mogelijk op het project boekt.

3. Stel deadlines en creëer draagvlak

Het is belangrijk om de zaken goed te regelen aan de kantoorzijde, zodat je de inkomende informatie accuraat en tijdig verwerkt. Stel invoerdeadlines in en leg uit waarom mensen zich hieraan moeten houden. Als iedereen begrijpt dat het invullen van uren onderdeel is van een veel groter proces, heb je meer draagvlak. En dan houden de betrokkenen zich vaak beter aan de afspraken.

4. Werk met automatische reminders

Hoe stevig je draagvlak ook is, mensen halen niet altijd alle deadlines. Een drukke projectleider kan een fiatteringsdeadline bijvoorbeeld weleens over het hoofd zien. Door automatische reminders in te stellen, elimineer je haperingen in het proces en werk je efficiënter aan de kantoorzijde (je hoeft mensen immers niet telkens aan de mouw te trekken!)

5. Tref de juiste administratieve voorbereidingen

Qua informatievoorziening kun je de bouwplaats faciliteren vanuit kantoor. Staan er op maandagochtend bijvoorbeeld twee werklieden bij de poort, zorg dan dat je de inhuurorganisatie tijdig hebt aangemaakt. Als je van tevoren hebt ingevoerd wie er komen werken en de bijbehorende contractstukken hebt afgerond, verloopt alles ter plekke soepel. Dan kan de uitvoerder ook doen wat jij verwacht: de uren correct en tijdig doorgeven!

Wil je een betrouwbaar systeem inzetten om deze vijf tips in de praktijk te brengen? Neem gerust contact op met Visma Solidbricks om de mogelijkheden te bespreken.