Administratie software

Een correcte administratie is onmisbaar als je je zaken op orde wilt houden. Een goed administratie systeem vormt de basis voor een gezonde bedrijfsvoering en doordachte zakelijke beslissingen – of het nu gaat om het betreden van nieuwe markten, het aantrekken van investeerders of het doen van investeringen.

Topics:

De boekhouding: de basis voor elke succesvolle organisatie

Verkoopfacturen maken en versturen. Bankmutaties verwerken. De btw-aangifte in orde maken. Deze en tal van andere administratieve processen behoren tot het takenpakket van vrijwel elke onderneming. Het is belangrijk om je administratie zorgvuldig bij te houden. Want het succes van je organisatie staat of valt uiteindelijk met goed en gezond financieel management. Sowieso ben je verplicht om een administratie bij te houden voor de belastingdienst.

Maar je administratie bijhouden, moet vooral ook makkelijk zijn. Je kostbare tijd besteed je immers liever aan je klanten. Aan het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten. En aan het verder uitbouwen van je organisatie. Een goed administratie programma zorgt ervoor dat jij je handen zoveel mogelijk vrij houdt voor de zaken die er écht toe doen.

Waaruit bestaat een goede administratie?

De administratie van een onderneming valt doorgaans uiteen in een aantal onderdelen. Om te beginnen verstuur je als ondernemer facturen. Een goed facturatieprogramma zorgt ervoor dat jij snel een kloppende en professionele factuur kunt maken en verzenden, die jouw klant zo snel mogelijk kan verwerken. En betalen klanten niet of niet op tijd? Dan is het belangrijk dat je debiteurenbeheer op orde is, zodat je klanten openstaande facturen alsnog betalen.

Heb je personeel in dienst? Dan zul je ook je salarisadministratie goed op orde moeten hebben, zodat je altijd op tijd het juiste salaris uitkeert aan de juiste medewerker. Ook belangrijk: een goede urenregistratie. Want alleen als je goed zicht hebt op de uren die jij en je medewerkers draaien, kun je een project (inclusief begroting en planning) goed beheren.

Verder heb je natuurlijk je fiscale verplichtingen, zoals de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting. Een goed bijgehouden administratie zorgt voor een kloppende, tijdige aangifte en voorkomt onaangename verrassingen.

Administratie: uitbesteden of zelf doen?

Het kan raadzaam zijn om je administratie uit te besteden aan een boekhouder. Uitbesteden bespaart je doorgaans tijd en een goed administratiekantoor is op de hoogte van actuele wet- en regelgeving – zodat je nooit belastingvoordelen misloopt. Daar staat tegenover dat uitbesteden geld kost. Geld dat je wellicht beter kunt steken in de groei van je onderneming. Bovendien bestaat het gevaar dat je minder goed overzicht hebt, doordat je zelf niet meer zo dicht met je neus bovenop de cijfers zit. En dat brengt een risico met zich mee, want actueel inzicht in je cijfers vormt de basis voor goede bedrijfsmatige beslissingen.

Veel administratieve software is tegenwoordig zo laagdrempelig en intuïtief ingericht, dat ook mensen zonder diepgaande boekhoudkundige kennis ermee uit de voeten. Daarmee vervalt vaak de noodzaak voor uitbesteden, al kan het natuurlijk wel raadzaam zijn om je administratie periodiek te laten controleren door een onafhankelijke derde partij.

Eén gespecialiseerd platform

Zeker veel beginnende ondernemers kiezen een generieke tool als Excel om de administratie bij te houden. Een nadeel hiervan is echter dat je – zeker naarmate je klantenbestand groeit – al snel het overzicht verliest. Boekhouden in een spreadsheet is verder behoorlijk foutgevoelig, doordat je veel informatie handmatig moet invoeren; je kunt immers geen bonnetjes of facturen importeren.

Een goede administratie tool is specifiek ontworpen voor de boekhouding en zorgt ervoor dat je veel makkelijker overzicht houdt. Je krijgt automatisch waarschuwingen en herinneringen om ervoor te zorgen dat alle taken correct en tijdig worden uitgevoerd. De kans op fouten wordt daardoor kleiner. Bovendien bespaar je zo kostbare tijd; tijd die je weer kunt investeren in het ontzorgen van je klanten.

Vaak is het mogelijk om een demo aan te vragen van financiële administratie software. Zo kun je zelf ontdekken in hoeverre een bepaald administratief systeem bij je past.

Waarom administratie software van Visma?

Altijd maximale controle over je financiële processen.
Helder zicht op de staat van je bedrijf, als basis voor goede beslissingen.
Meer tijd om te bouwen aan je organisatie.
Vanuit de cloud, dus altijd binnen handbereik – op elk gewenst moment, vanaf elk gewenst device.