Logischerwijs heb je meer tijd over voor belangrijkere zaken als je minder tijd aan iets anders besteed. Dat geldt ook voor factuurverwerking. Controllers houden door het factuurverwerkingsproces te digitaliseren tijd over om strategisch inzicht te verkrijgen en advies te geven over mogelijke besparingen. Zorgmedewerkers houden meer tijd over voor de zorg, leraren voor het onderwijs, je snapt het wel.
1. Tijd besparen
Een voorbeeld. Zorgorganisatie Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Ze verwerken 35.000 facturen per jaar. Vroeger liep de administratie flink achter. Een achterstand inhalen van 400 facturen, keek niemand van op. Prisma loopt nu nooit meer dan 2 dagen achter, terwijl dat eerder op kon lopen tot 2 weken. Dat betekent meer handen aan het bed en meer overzicht dankzij een sneller factuurverwerkingsproces. Dat is een win-win-situatie.
2. Geld besparen
Tijd besparen is geld besparen. De twee zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Door je factuurverwerkingsproces te versnellen, bespaar je op kosten (minder FTE), of werknemers kunnen de uren die ze overhouden gebruiken voor belangrijkere taken. “Minder tijd kwijt aan administratie betekent uiteindelijk meer geld voor de scholen,” laat coöperatie van schoolbesturen Mosagroep bijvoorbeeld weten. “Je moet er zelf ook energie in steken, maar je krijgt er veel voor terug.”
Stel dat jouw leveranciers voor elke paperclip een aparte factuur sturen. “Tel je alle handelingen bij elkaar op dan kost factuurverwerking ons 25 tot 35 euro per factuur, met 25.000 facturen per jaar gaat dit om grote bedragen. Als je ergens in dit proces het venster van afhandeling kunt verkorten dan levert dat tijd én dus geld op. Het belangrijkste van alles is dat dit geld nu niet naar de administratie gaat maar ingezet wordt ten behoeve van het primaire proces, het verstrekken van onderwijs aan de kinderen,” legt Mosagroep uit.
3. Prettige contacten
“Als je bijna de helft van je tijd kwijt bent aan telefoontjes van klanten om uit te leggen wat er op de facturen staat, zijn de facturen gewoon niet goed genoeg,” meent Bart ten Cate, Research & Learning Consultant bij Graydon Nederland in een blog over ingrediënten voor een effectieve factuur. Volgens Bart zorgt een onduidelijk factuurverwerkingsproces niet alleen voor traagheid, maar ook voor frustratie en onnodig werk. Efficiënte factuurverwerking is prettig voor jouw zorgorganisatie én je contacten. Dan hebben beide partijen er geen omkijken naar en bespaar je gedoe en frustratie.
Maar is een snelle factuurverwerking dan ook een goede/kwalitatieve factuurverwerking?
Dat hangt volledig af van hoe jouw organisatie het factuurverwerkingsproces inricht. Stel dat je werkt met correct ingestelde automatisering en bijvoorbeeld 3 way matching, XML en misschien zelfs PEPPOL. Dan kun je er vanuit gaan dat je proces kwalitatief goed is. Met 3 way matching weet je namelijk zeker dat je een kloppende factuur betaald, omdat deze gematcht is met een order en geregistreerde levering. Met PEPPOL reduceer je de kans op fraude en spookfacturen. Als het factuurverwerkingsproces juist snel gaat, omdat iedereen eigen uitgaven beoordeelt en niemand iets controleert, is dat natuurlijk een heel ander verhaal… Dan is het proces misschien snel, maar kwalitatief slecht en erg onwenselijk.
Bonus: digitale factuurverwerking is beter voor het milieu
Als je het over snelle factuurverwerking hebt, heb je het al gauw over digitale factuurverwerking. Daar komen op zichzelf nog allerlei voordelen bij kijken. Neem bijvoorbeeld de duurzame voordelen van een ‘paperless office’. Denk daarnaast aan:
- De factuur is sneller bij de klant
- Je bespaart op kosten voor papier, inkt, enveloppen en porto
- De facturen beter te herkennen voor systemen
- Het systeem neemt de gegevens ook automatisch over
- Het systeem neemt de regelverdeling over
- Een digitaal factuurverwerkingssysteem kun je ook laagdrempelig automatiseren
De voordelen van een automatisch factuurverwerkingsproces versterken de voordelen van snelle factuurverwerking. Het proces wordt met automatisering nóg sneller, goedkoper, overzichtelijker, prettiger, minder arbeidsintensief en kwalitatief beter. Kortom: het beste moment om je factuurverwerkingsproces te optimaliseren is nu. Meer weten over slimme facturatie en meer, vind je op de site van Visma | ProActive.
