Spring naar de hoofdtekst

Vijf vragen bij de keuze voor boekhoudsoftware

Zeker als je onderneming groeit, vergroot een overzichtelijke, deugdelijke administratie de kans op het nemen van goede beslissingen voor je bedrijf. Bovendien zijn er ook allerlei wettelijke vereisten rondom de boekhouding (denk maar aan de bewaarplicht) én vormt de administratie de basis voor je btw-aangifte en voor de aangifte inkomstenbelasting. Des te belangrijker dus om je administratie goed te voeren, op één centrale plek en volgens vaste procedures. Lees de aandachtspunten bij het kiezen van een boekhoudpakket.

1. Waarom een boekhoudpakket?

Een geautomatiseerd boekhoudsysteem kan je helpen om overzicht te geven in hoe je bedrijf er financieel voor staat. Een goede boekhoudtool biedt je 24/7 realtime inzicht in de financiële stand van zaken binnen je bedrijf. Op die manier kun je snel bijsturen waar nodig. En loop je nooit meer achter de feiten aan.

2. Waar moet ik op letten bij een boekhoudpakket?

Zeker beginnende ondernemers beginnen vaak met boekhouden in een generieke tool als spreadsheets voor de boekhouding en een tekstverwerkingsprogramma voor de facturatie. Er zijn genoeg templates gratis beschikbaar voor de boekhouding en facturatie. Voor veel voornamelijk startende ondernemers klinkt dit daarom heel aantrekkelijk. Nadeel van deze generieke programma’s ten opzichte van boekhoudsoftware is – naast de beperkte functionaliteit – dat je nog steeds veel handmatig werk zult moeten verzetten. Denk aan het invoeren van alle bonnen en facturen, deze matchen met bankafschriften en controleren of alles goed is gegaan. En het handmatig indienen van de btw-aangifte in het portal van de Belastingdienst. Dat kost relatief veel tijd en zorgt voor stress, zeker als je alles opspaart tot vlak voor de deadline van de aangifte. Dat vergroot het risico op fouten. En die moet je corrigeren. Dus gratis spreadsheets en tekstverwerkingssoftware klinkt leuk, maar kosten uiteindelijk veel meer dan een boekhoudprogramma.

Gratis spreadsheets en tekstverwerkingssoftware klinkt leuk, maar kosten uiteindelijk veel meer dan een boekhoudprogramma.

Een boekhoudprogramma is specifiek ontworpen om je boekhouding soepel en correct te laten verlopen. Vaak bevat een boekhoudprogramma een automatische koppeling met de bank waardoor de bankafschriften automatisch worden gekoppeld met de facturen en bonnen. Zo weet je zeker dat de administratie klopt, waardoor je onder de streep veel tijd bespaart. Ook bevat boekhoudingsoftware ingebouwde checks, wat de kans op fouten verder verkleint. Maar ook creëer je rust in je hoofd omdat je weet hoe je er voor staat en je daarover niet hoeft te piekeren.

3. Wat zijn de voordelen van een cloudbased boekhoudsoftware?

De leverancier zorgt voor systeemupdates, onderhoud en beveiliging en jij hebt overal toegang tot het systeem. Met een boekhoudsoftware in de cloud kunnen je medewerkers werken waar en wanneer het hen uitkomt. Daarnaast worden je gegevens veilig bewaard, dus crasht je computer dan zijn je gegevens nog steeds beschikbaar.

4. Wat is het beveiligingsniveau van boekhoudsoftware?

Als het gaat om informatiebeveiliging dan is levert Visma software en diensten die voldoen aan de volgende algemene principes:

  • Vertrouwelijkheid: informatie is alleen beschikbaar voor degenen die toegang hebben.
  • Integriteit: informatie is altijd juist, geldig en volledig.
  • Beschikbaarheid: de informatie is beschikbaar voor gebruikers wanneer ze deze nodig hebben.

Om ervoor te zorgen dat alle software en services voldoen aan deze principes, is het Visma Application Security Program (VASP) opgezet. VASP bestaat uit een uitgebreide set gestandaardiseerde services, methoden en tools waarmee ontwikkelteams veilige producten en services kunnen leveren.

5. Hoe selecteer je het beste boekhoudpakket?

Er zijn veel boekhoudpakketten op de markt. Alhoewel de mogelijkheden vaak in grote lijnen hetzelfde zijn, verschillen de pakketten onderling toch vaak sterk. Bijvoorbeeld in gebruiksgemak en in mogelijkheden. Ook kun je met sommige pakketten makkelijk samenwerken met een externe boekhouder, die jouw administratie controleert en fungeert als ‘slot op de deur’. En er zijn pakketten waar je facturen en bonnen uploadt waarna de verwerking vanzelf gaat: door de robot of een externe boekhouder. Andere pakketten zijn dan weer uitermate mobile friendly, en daardoor ook geschikt voor ondernemers die veel op pad zijn. Verder bevatten sommige pakketten een ingebouwde spend management tool, waarvoor je meer grip krijgt op inkoopstromen. Het is ook mogelijk om je boekhoudpakket te koppelen aan bijvoorbeeld je webshop, een crm of andere programma’s die je gebruikt. Daardoor heb je nog minder werk aan het up-to-date houden van de administratie. 

Vaak is het mogelijk om een demo aan te vragen van een boekhouding systeem. Zo kun je zelf ontdekken in hoeverre een bepaalde boekhoudtool bij je past.

Benieuwd welke oplossingen Visma voor jouw bedrijf kan bieden?

Visma heeft een brede keuze aan boekhoudpakketten. Je leest er alles over op de speciale boekhoudsoftware pagina.

Ontdek de boekhoudsoftware van Visma


Populairst

  • Zo maakt een password manager je leven makkelijker

    Gebruik je een paar wachtwoorden in verschillende combinaties? Misschien met ‘123’ aan het eind? Zo ja, stop daarmee en laat een password manager je wachtwoorden onthouden. Zo verbeter je de digitale veiligheid enorm en belangrijker nog: je leven wordt makkelijker.

  • Wil jij de kracht van ‘connected’ zijn ervaren?

    Met de Connected Experience voor accountants werken innovatieve Visma-bedrijven samen aan een compleet toekomstbestendig ecosysteem voor de accountancysector. Samen organiseren zij op 29 september de eerste editie van het Visma Connected Experience event voor accountants in De Kromhouthal in Amsterdam. Tijdens dit event staat centraal hoe connectiviteit van de softwarebedrijven voor de accountant vooruitgang creëert.