Maar liefst 240 administraties runt Esther Evers als eigenaresse van boekhoudkantoor Jazz. Sinds kort gebruikt ze het practicemanagement- systeem AdminPulse. Daarmee heeft ze beter overzicht én weet precies hoeveel tijd ze besteedt aan elke klant. De investering in AdminPulse leverde Esther veel op: ‘Ik maak minder uren, maar zag mijn winst toenemen.’
In België maken ruim 2000 accountants- en administratiekantoren al jaren dankbaar gebruik van AdminPulse. Vanaf 1 mei van dit jaar kunnen ook Nederlandse kantoren aan de slag met het practicemanagement-systeem. Boekhoudkantoor Jazz in Spijkenisse mocht het al eerder proberen; eigenaresse Esther Evers werd benaderd deel te nemen aan de pilotfase. Dat bleek een schot in de roos; ze is vanaf dag één ‘dolverliefd’ op het pakket.’
Netjes en georganiseerd
De 51-jarige Esther begon in 2016 met boekhoudkantoor Jazz. Na een hbo-opleiding
verwelkomde ze haar eerste klanten. Zes jaar later bedient ze 240 klanten. Het werk groeide haar bijna boven het hoofd toen ze het aanbod kreeg om AdminPulse te testen. Volgens Esther kon de timing niet beter. ‘Ik werkte 75 tot 80 uur per week. Ik was voortdurend bezig overzicht te houden op zoveel klanten. Hoewel ik van nature een georganiseerd persoon ben, was mijn bureau bezaaid met notities om urgente acties niet te vergeten. Ik rende ’s avonds regelmatig naar naar boven om een geeltje op mijn computer te plakken.’ Sinds Esther met AdminPulse werkt, is dat verleden tijd. ‘Ik werk efficiënter en heb rust in mijn hoofd. Mijn werkweek telt nu 40 uur, mijn bureau is netjes en geeltjes-vrij.’
Eyeopener
AdminPulse ondersteunt allereerst bij een beter doordacht taakbeheer. Ik kan eenvoudig taken aanmaken en wijzigen, het systeem verzekert dat taken ook worden opgevolgd. ‘Vroeger reageerde ik nog dezelfde dag op alle klantvragen, zelfs ’s avonds beantwoordde ik nog e-mails’, vertelt Esther. ‘Dat doe ik niet meer. Vragen die vijf minuten kosten, beantwoord ik meteen. Als ik meer tijd nodig heb, gooi ik ze in een aparte mailbox waarna AdminPulse er taken van maakt.
Die plan ik vervolgens in.’ Esther koos voor deze werkwijze na het lezen van Elke dag om 15.00 uur klaar. ‘Het timemanagement-boek was een eyeopener. Ik kan het iedereen aanraden. Het gaat uit van de OHIO-methode, dat staat voor Only handle it once. Volgens dit principe moet je alle klussen in een keer afhandelen, of verschuiven naar een later tijdstip en dan in één keer afhandelen. Ik ben een groot OHIO-fan. Dankzij AdminPulse kan dat makkelijk en ben ik niet bang dat ik iets vergeet of deadlines niet haal.’
Complete dossiers
AdminPulse helpt Esther daarnaast bij een efficiënter documentbeheer. ‘Documenten bewaarde ik voorheen op mijn bureaublad, ik was veel tijd kwijt met zoeken naar gegevens. In AdminPulse staan alle documenten per klanten onder een tabblad.’ Ook prettig: Esther hoeft zich dankzij het practicemanagement-systeem niet meer druk te maken of dossiers al dan niet compleet zijn. ‘Als een paspoort niet meer geldig is, krijg ik daarvan een melding. Het systeem start een taak op om de klant daarvan op de hoogte te stellen en ondersteunt mij dat mijn verzoek ook wordt opgevolgd. Ik hoef niet langer bij te houden of de taak van mijn to do-lijstje afkan.’
Confronterende inzichten
Vooral de tijdregistratie-module van AdminPulse betekende een grote verbetering voor boekhoudkantoor Jazz. Het systeem houdt namelijk exact bij hoeveel tijd aan elke klant wordt besteed. ‘Zodra ik een dossier open, loopt er een klok mee. Ik werk met abonnementen, maar wist nooit of mijn uren wel overeenkwamen met de afgesloten pakketten.’ Dat leidde inmiddels tot confronterende inzichten. ‘Sommige klanten vroegen onbewust zoveel tijd dat mijn uurtarief wel erg laag lag. Met hen ben ik in gesprek gegaan. Een aantal stapte over op een duurder abonnement, van een aantal nam ik afscheid. Het is stom dat ik niet eerder mijn uren bijhield. Ik had het simpelweg te druk, maar door er nooit op te letten, hield ik de drukte in stand.’
Hogere winstmarge
Esther concludeert dat AdminPulse haar leven een stuk prettiger heeft gemaakt. Dankzij het programma durft ze tegenwoordig stevige keuzes te maken. Zo wil ze het aantal administraties terugbrengen naar 175. ‘Dat kan omdat ik mijn winstmarge aanzienlijk heb kunnen verhogen.’
Met AdminPulse heb ik voortdurend zicht op de rentabiliteit van mijn klanten. Met als gevolg dat ik nu minder werk, maar meer winst maak.’ Volgens Esther kunnen ook andere administratie- en accountantskantoren hun voordeel doen met AdminPulse. ‘Het pakket maakt duidelijk hoeveel tijd er in de verschillende werkprocessen gaat zitten en waar nog winst te behalen is. Kantoren kunnen met AdminPulse zo ook goed meten hoeveel efficiënter ze werken met bepaalde ict-oplossingen.’
Voor Esther betekende de investering in AdminPulse vooral meer vrijheid. Dankzij een efficiëntere manier van werken, ben ik sinds kort op vrijdagmiddag vrij. Als ik straks minder administraties onder mijn hoede heb, ben ik zelfs van plan om een hele dag in de week minder te gaan werken. Een jaar geleden had ik dat nooit voor mogelijk houden.’
Over AdminPulse
AdminPulse is een programma voor practicemanagement waarmee accountants- en administratiekantoren de regie hebben over CRM, taakbeheer, tijdregistratie, facturatie, documentbeheer, klantacceptatieprocedure en rapportage. AdminPulse is van oorsprong een Belgisch softwarebedrijf en is sinds 2022 lid van de Vismafamilie
