Neem je huidige situatie onder de loep
Zijn de diensten die je nu verleent nog steeds de diensten waarop je kantoor zich wil richten, nu en in de toekomst? Of vindt er een verschuiving plaats doordat klanten bijvoorbeeld vaker en sneller antwoord willen krijgen en/of hun vragen complexer worden?
En hoe zit het met de capaciteit en de expertise van je medewerkers? Maak je daar nu optimaal gebruik van of besteden zij bijvoorbeeld erg veel tijd aan repeterende handelingen. Tijd die ze ook aan waardevolle andere zaken zouden kunnen besteden, zoals klanten coachen, adviseren en voorzien van actuele en toekomstgerichte cijfers. Om dat te bewerkstelligen zonder extra capaciteit moeten je medewerkers efficiënter kunnen werken, zowel onderling als in de samenwerking met klanten, zodat ze hun kwaliteiten optimaal kunnen inzetten.
Wat je hiervoor nodig hebt? Automation, business intelligence en gestroomlijnde samenwerking. Zowel voor je kantoor als je klanten. Ons advies: werk slimmer, niet harder.
Workload beter spreiden over het jaar
De werkdruk is het meest evident tijdens de perioden dat voor alle klanten controles moeten worden uitgevoerd. De zogenaamde piekdrukte is voor veel kantoren zelfs een vanzelfsprekend onderdeel van de kantoordynamiek. Wat het plannen en monitoren van werkzaamheden van medewerkers betreft en het spreiden van drukte gedurende het jaar is steeds meer mogelijk.
Met de juiste software kunnen administraties doeltreffend en efficiënt gemonitord worden. Hierdoor kan snel beoordeeld worden welke administraties aandacht nodig hebben en direct actie ondernomen worden door de juiste medewerker. Bovendien kan eenvoudig gewisseld worden tussen teamweergaven en persoonlijke weergaven voor extra inzicht en controle. Met deze efficiencyslagen worden handmatige processen tot een minimum gereduceerd en ontstaat maximaal inzicht over alle administraties heen.
Processtappen automatiseren
Door processtappen te automatiseren door middel van het inrichten van workflows bespaar je niet alleen tijd, maar krijg je ook meer inzicht in wie wat, wanneer moet doen en wordt de samenwerking efficiënter. En door het automatisch creëren van rapportages wordt realtime inzicht verkregen zodat iedereen constant op de hoogte is van belangrijke (stuur)informatie. Met overzichtelijke en zelf in te richten dashboards kan op basis van budget, realisatie, prognose en benchmarkinformatie proactief gestuurd worden op team- en kantoorprestaties.
Robotisering
Eén technologische innovatie om kostenefficiënt meerwaarde te kunnen bieden aan klanten is robotisering, ook wel automation genoemd. Robotisering zorgt ervoor dat de juiste gegevens beschikbaar zijn, zonder dat daaraan constant aandacht hoeft te worden besteed. Dit betreft niet alleen het verwerken van inkoopfacturen, maar de verwerking van alle data zoals bankafschriften, afschrijvingen, automatische verdelingen van journaalposten et cetera. Het ondersteunt de bedrijfsprocessen van je klanten, bijvoorbeeld met het op gezette tijden versturen van aanmaningen, maar ook door het automatisch monitoren van administratieve processen, waarbij notificaties op basis van afwijkingen worden getoond. Op deze manier kan je door middel van robotisering klanten proactief informeren en de basis leggen voor nieuwe diensten.
Samenwerken in één omgeving
Online samenwerken in hetzelfde platform heeft vele voordelen. Dat betekent ten eerste veilig en drempelloos documenten kunnen delen. Daarnaast bepaal je in samenspraak met je klant wie welke stappen van het financiële proces uitvoert. Kies er bijvoorbeeld voor om een groep klanten zelf te laten factureren en automatisch te laten boeken. Of neem je klant het volledige debiteurenbeheer uit handen. Door deze vorm van interactieve online samenwerking ontstaan mogelijkheden om nieuwe diensten te ontwikkelen.
Gemiddelde klantwaarde verhogen
Voor veel kantoren is het een uitdaging om de verschillende klantgroepen optimaal te bedienen en tegelijkertijd de klantwaarde te doen stijgen. Daarnaast is de behoefte van een deel van de klanten aan het veranderen. Een groeiende groep klanten heeft behoefte aan advies op maat, met real-time data. Deze vooruitstrevende cliënten, die openstaan voor digitalisering, willen snel weten hoe ze ervoor staan om betere zakelijke beslissingen te kunnen nemen. Om hieraan tegemoet te kunnen komen, dien je als kantoor te beschikken over de juiste tools.
Het begint voor kantoren met een weloverwogen keuze op het gebied van automatisering die je kantoor én klanten past en helpt met het optimaliseren van je dienstverlening. Enerzijds maakt de software het mogelijk om aanvullende diensten op maat, per klant te activeren en anderzijds maakt automation een belangrijk deel van de administratieve processen minder tijdrovend en foutgevoelig. Hierdoor kan meer gedaan worden voor klanten in minder tijd. Werk slimmer, niet harder!
