Mensen laten inzien dat verandering nodig is
Als consultants van Visma | PinkWeb hebben wij veel ervaring met het begeleiden van de verandering die nodig is bij het kiezen voor een Visma-product. We doen dit op veel verschillende manieren en hebben hiervoor een ondersteunende toolkit ontwikkeld. Een van de bekendste voorbeelden is een zogenaamde Brown-paper sessie. Tijdens deze sessie wordt het huidige proces in kaart gebracht en wordt er bekeken op welke plekken iets dient te veranderen. Op deze manier zien we niet alleen wat er verandert, maar ook voor wie dit verandert. Zo weten wij welke personen wij van welke informatie moeten voorzien en kunnen wij dieper ingaan op deze verandering en de impact hiervan.
Wij dagen deelnemers uit om out-of-the-box te denken. Zo stellen we vragen als “Waarom doe je dit?”, “Is dit belangrijk?” en “Hoe weet je dat je dit moet doen?”. Medewerkers zitten zelf achter het stuur en bepalen hierdoor zelf hoe ze willen werken. Zo kunnen wij doen wat nodig is om onze software te integreren, maar tegelijk efficiency winst behalen zodat medewerkers direct voordeel hebben van hun nieuwe manier van werken.
Bezwaren en angsten weghalen
Angst is een natuurlijke reactie van het lichaam op een onbekende situatie. Binnen verandermanagement is dit dan ook een emotie die regelmatig naar boven komt. De eerste keer dat een medewerker te maken krijgt met een aangepast proces is het dan ook goed om begrip te tonen voor de situatie. Door medewerkers zo vroeg mogelijk bij het proces te betrekken ontstaat er begrip voor de essentie van de verandering. Belangrijk is dat we hierbij steeds kunnen terugvallen op het nut en de noodzaak van de door te voeren verandering. We laten de medewerker zien wat de voordelen zijn van het werken op de nieuwe manier. Wat ook helpt is om een ambassadeur van het nieuwe proces te creëren binnen elke divisie van de organisatie. Deze kan weerstand wegnemen en heeft vaak te maken met dezelfde processen als de medewerkers met bezwaren of angsten.
Hoe helpen wij in dit proces?
Om ervoor te zorgen dat iedereen de nieuwe software op de juiste manier gaat gebruiken is verandermanagement vaak nodig. Op termijn zorgt dit er voor dat medewerkers de nieuwe oplossing als het ware gaan omarmen.
Dit doen wij onder andere door aan de hand van een blueprint de werkprocessen en de impact van de verandering hiervan in kaart te brengen. Het portal wordt ingericht met alle benodigde koppelingen en we starten hiermee een pilot. Deze geeft inzicht in eventuele noodzakelijke bijsturing.
Daarnaast maken we een organisatie mapping om duidelijk te maken welke taken verdwijnen of erbij komen en hoe wordt dit doorgevoerd in de organisatie. We trainen medewerkers naar het benodigde niveau en stellen handvatten, best practices en sjablonen beschikbaar om op terug te vallen. Ook organiseren we werksessies en begeleiden de projectleider en het projectteam.
We ondersteunen en adviseren in de communicatie om het nut en de noodzaak organisatiebreed uit te dragen. Zo is voor iedereen duidelijk wat er gaat veranderen en wat dit voor jou als persoon betekent.
Wil jij meer weten over de mogelijkheden van het PinkWeb portaal? Plan dan een demo in met Daan Bruijns!
