Hogeschool Saxion werkt bijna drie jaar met Xedule. We vroegen hen wat de ervaringen met Xedule zijn, de inzet van de roosterautomaat en wat het werken met Xedule hen heeft gebracht en op welke manier dit een bijdrage heeft geleverd aan het realiseren van de studentbeloftes.
Saxion is een hogeschool voor het hoger beroepsonderwijs (hbo). In Apeldoorn, Deventer en Enschede studeren ruim 26.000 studenten. Saxion biedt uiteenlopende opleidingen en bijzondere afstudeerrichtingen of specialisaties, zowel nationaal als internationaal. Samen met bedrijven en instellingen wordt door de lectoraten toegepast onderzoek gedaan. Daarnaast heeft de Parttime School een gevarieerd aanbod van bij- en nascholing.
Bianca Hendriks, Teamleider Onderwijsplanning bij Saxion legt uit dat voor haar start bij Saxion de roostermakers aan het uiteinde van het ketenproces zaten en alleen het rooster maakten. Op dit moment werken onderwijsplanners aan de voorkant van de keten al aan de voorbereiding van de roosters én leveren de roosters op. “Juist omdat zij met een totaal ketenproces van onderwijsplanning bezig zijn is er meer betrokkenheid en efficiëntie.” Daarnaast vertelt ze dat Saxion bezig is met het verbeteren van processen. “We vinden het belangrijk dat studenten bij alle opleidingen dezelfde beleving hebben. Waar je ook komt bij Saxion, je wordt op dezelfde manier geholpen. Wij geloven dat dit een belangrijke bijdrage levert aan de tevredenheid van de student. Dat vraagt wat van het onderwijs, maar ook van ons als team onderwijsplanners.”
6. Studenten hebben maximaal één gebouwwissel per dag
De zogenaamde ‘faciliteitenautomaat’ in Xedule weet welke lokalen beschikbaar zijn om te roosteren. Ook kan hierin het maximaal aantal personen per het lokaal worden aangeven. “Bij Saxion hebben we in de faciliteitenautomaat kunnen aangeven dat er maar één gebouwwissel per dag mag zijn. We zijn erg blij met deze mogelijkheid. Hierdoor hoeven studenten veel minder te lopen tussen de verschillende gebouwen en kunnen lessen op tijd starten. Plezierig voor zowel docent als student ”, aldus Bianca.
7. Een geïntegreerd les- en toetsrooster
Saxion wilde graag een geïntegreerd les- en toetsrooster zichtbaar maken voor de student. Hiermee kan de student namelijk op eenvoudige wijze zijn les- en toetsrooster inzien, zonder daarbij meerdere bronnen te raadplegen. Bianca vertelt dat sinds kort het les- en toetsrooster nu daadwerkelijk zichtbaar is op het studentenportaal van Xedule, maar dat het nog twee aparte processen zijn; het toets- en roosterproces. “Dit heeft alles te maken met hoe wij het proces aan de voorkant hebben ingericht. We zijn op dit moment bezig om beide processen te integreren waardoor wij zowel het toets- als het lesrooster voor een groot deel door de automaat kunnen laten roosteren Dat is weer een mooie stap voorwaarts. ”
Voorkeuren verwerken in de roosterautomaat van Xedule
Bianca vertelt dat Xedule ook tijdens corona enorm geholpen heeft bij het maken van het rooster. “In Xedule hebben we aangegeven dat lessen gespreid moesten plaatsvinden zodat het openbaar vervoer in de ochtend minder werd belast. Middels het invoeren van een percentage konden we dit realiseren.” Ook werden er waardes meegegeven in de roosterautomaat die ervoor zorgden dat online lessen zoveel mogelijk aan het begin of einde van een dag geplaatst werden.
Daarnaast vertelt ze ons dat het oplossen van de signaleringen die Xedule aangeeft één van de redenen is waarom de roosterautomaat goed werkt. “De onderwijsplanners zijn enorm blij om met behulp van de mogelijkheden die Xedule heeft de studentbeloftes te realiseren. De planners hebben minder werk aan het roosteren door het draaien van de roosterautomaat, het oplossen van de signaleringen die Xedule weergeeft en door gebruik te maken van analyses en samen met het onderwijs de knelpunten op te lossen.
Toekomstplannen
Ook kijkt Saxion naar de mogelijkheden die MyX te bieden heeft, waaronder het reserveren van ruimtes. Daarnaast gaan zij werken met de meerjarenplanning. “Het doel van ons team is om ondersteuning te bieden in het totale onderwijsplanningsproces en de juiste handvatten mee te geven zodat het onderwijs zich echt bezig kan houden met kwalitatief onderwijs. Dit doen we door Xedule zo in te zetten dat we – vanuit de meerjarenplanning – een jaarplanning gedetailleerd kunnen uitwerken en vanuit daar het rooster maken.”
Samenwerking met Visma Advitrae
We vroegen Bianca wat ze vond van de samenwerking met Visma Advitrae. Ze vertelt dat er goed contact is onderling. Ook het implementatieteam is tevreden en de zaken worden goed afgestemd. Er wordt altijd samen gezocht naar de beste oplossing voor de uitdagingen die we tegenkomen. “Je moet wel een goed implementatieteam beschikbaar hebben en bereid zijn om je interne processen aan te passen.”
Zelf aan de slag met de roosterautomaat? Neem contact met ons op. Wij helpen je graag verder!
