Er is veel keuze in accountancysoftware; voor grote en kleine kantoren. De juiste software helpt je om de groeiende complexiteit op te vangen en tegelijkertijd extra tijd voor je klanten vrij te maken. Veel handelingen gaan dan automatisch. Om te bepalen wat de juiste accountancysoftware voor jouw kantoor het meest geschikt is, volg je onderstaand stappenplan.
1. Bereid je voor
Vraag jezelf af waarom je (andere) accountancysoftware wilt aanschaffen. Wat is de visie van jouw kantoor en hoe past software binnen die visie? Is dit helder, kies dan welke software je wilt gebruiken. (Tip; onder dit stappenplan vind je een overzicht van de verschillende accountancysoftware).
2. Kies de leverancier die bij je past
Een leverancier met wie het prettig samenwerken is, heeft een inzichtelijke roadmap voor productontwikkeling, krijgt positieve referenties, kan verschillende organisatiegroottes en klanttypes bedienen, hanteert een vaste prijsstructuur, communiceert op een laagdrempelige manier en heeft een customer succes-afdeling.
3. Onderzoek of de software bij je past
Met onderstaande vragen kom je erachter of een softwarepakket aansluit bij je behoefte.
- Is de data opgeslagen in de cloud?
- Staat het datacenter in de Europese Unie?
- Maakt de software gebruik van nieuwe technologie als AI en machine learning waardoor handmatige invoer minimaal is?
- Met welke boekhoudpakketten koppelt de software?
4. Let op gebruiksgemak
De software moet voor iedereen logisch zijn. Daarom is het belangrijk dat:
- de user interface gebruiksvriendelijk is ingericht;
- het platform laagdrempelig is en weinig sturing van bovenaf vergt;
- er weinig klikmomenten zijn om tot een complete boeking te komen.
Welke soorten accountancy software zijn er?
Er is een groot aanbod aan verschillende tools voor accountants- en administratiekantoren. Hieronder vind je een overzicht.
Boekhouding
De basis is een boekhoudprogramma om de administratie van je klanten bij te houden, eventueel met functies waarbij de ondernemer zelf de boekhouding (deels) kan doen.
Customer Relationship Management (CRM)
Met een CRM-systeem beheer en organiseer je de relaties en contacten binnen jouw bedrijf, zoals klanten, leveranciers en collega’s. Zo heb je altijd de data rondom je relaties inzichtelijk en up-to-date.
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer software helpt je om ervoor te zorgen dat klanten openstaande facturen betalen. Zo kan deze software betaalde facturen verwerken en automatische betalingsherinneringen versturen.
Facturatieprogramma
Met een facturatieprogramma stel je heel makkelijk snel je facturen op en verstuur je het direct naar de klant. De software vult alle onderdelen voor je in en zorgt voor een automatische, oplopende nummering bij je facturen. Ook heeft je klant de mogelijkheid om de offerte online te accepteren en te betalen via bijvoorbeeld iDEAL.
Fiscaal
Fiscale software ondersteunt de aangifte voor de Inkomstenbelasting, Vennootschapsbelasting, Omzetbelasting, ICP-opgave. De software koppelt met je boekhoudsoftware en de gegevens daaruit vormen de basis van de aangifte. Met een klik liggen de aangiftes bij de belastingdienst.
Jaarrekening
Ook het samenstellen van de jaarrekening doe je met software. De jaarrekeningtool koppelt met je boekhoudprogramma, waardoor alle benodigde cijfers automatisch beschikbaar zijn. De jaarrekening maak je eenvoudig als SBR-bestand of in een bepaalde huisstijl.
Kwaliteitscontrole
Er is software voor ondersteuning bij kwaliteitstoetsing. Bijvoorbeeld om te voldoen aan de Wwft.
Practice management
Practice managementsoftware ondersteunt het kantoorbeheer. Het is een integrale oplossing om je interne processen zoals relatiebeheer, documentmanagement, facturatie en/of managementrapportage te stroomlijnen.
Salarisadministratie
Verzorg je de salarisadministratie voor je klanten, dan wil je salarisadministratie software die je veel werk uit handen neemt. Goede software is altijd up-to-date met de laatste wet- en regelgeving en is voorzien van uitgebreide rapportages. Daarmee verzorg je efficiënt en correct de salarisverwerking van je klanten.
Urenregistratie
Je medewerkers (en jijzelf) houden met urenregistratie software bij hoeveel uur ze werken voor een project op klant. Zo heb je inzicht en kan je dit gebruiken om processen te optimaliseren.
Wat kost accountancy software?
Als je zoekt naar passende accountancysoftware kijk je ook naar de prijs. Maar wat het precies kost, hangt af van allerlei factoren. Zo worden de kosten onder andere bepaald door:
- de complexiteit van de bedrijfsprocessen;
- de gewenste functionaliteit;
- het aantal gebruikers;
- eventueel benodigd maatwerk;
- software of abonnementskosten;
- implementatie-kosten;
- terugkerend jaarlijks onderhoud.
Ook speelt de manier waarop je de software host een belangrijke rol. Je hebt hosting in de cloud, on-premise en hybride software. Bij on-premise draait de software bij je op locatie, wat betekent dat je mogelijk een nieuwe server nodig hebt. Daarnaast zijn er verschillende betaalmodellen: pay per use(r), per module of all-in-one.
Pay per user
Je betaalt maandelijks of jaarlijks een vast bedrag, afhankelijk van het aantal gebruikers. Het is een overzichtelijke manier van betalen, maar je loopt wel het risico dat je betaalt voor gebruikers die amper tijd erin doorbrengen.
Pay per use
Je betaalt voor wat je gebruikt, bijvoorbeeld per administratie, relatie, aantal facturen die je verwerkt.
Per module
Bij verschillende aanbieders betaal je op basis van de modules die je afneemt. Deze modules kun je zien als de bouwstenen van de software. Voor elke afdeling binnen jouw bedrijf, is er een module met daarbij passende functies. Zo heb je bijvoorbeeld modules voor: CRM, business intelligence, document management, financiën en HRM.
All-in-one
Je betaalt één prijs voor het complete pakket. Vaak betekent dit dat alle eerdergenoemde kosten gebundeld worden. Dit betekent een grote investering, maar je hebt dan wel een totaalpakket voor alle werkzaamheden binnen je kantoor.
Wat kies je?
Na het lezen, sta je wellicht voor een dilemma: all-in-one of best-of-breed. Beide hebben voor- en nadelen. Ga je voor een suite-oplossing dan heb je een pakket voor alle werkzaamheden. Nadeel is dat een suite op functioneel vlak niet altijd volledig afdekt wat je nodig hebt. Losse applicaties bieden wel de functionele diepgang, maar zijn vaak niet verbonden waardoor je onder andere met dubbele invoer van gegevens te maken hebt.
Hoe mooi zou het zijn als die best-of-breed applicaties veilig en naadloos met elkaar kunnen communiceren. En dat de krachtige functies van losse applicaties zijn gecombineerd met de voordelen van een totaaloplossing? Het antwoord op die vraag is: de Visma Connected Experience voor accountants. Dit is een compleet ecosysteem van best-of-breed oplossingen die onderling veilig geïntegreerd zijn.
