Hoe ziet een verandertraject eruit en hoe krijg je iedereen aan boord?
Wil je een nieuw ERP-systeem implementeren? Dat is een flinke onderneming. Het is namelijk niet zo dat je al het handmatige werk simpelweg even’ digitaliseert. Wanneer je een ERP-systeem in gebruik neemt, is dat hét moment om al je processen te herdefiniëren. Pakken we de zaken wel zo efficiënt mogelijk aan? Kunnen we bepaalde handelingen elimineren of samenvoegen? Valt het proces te versnellen of te vereenvoudigen?
Soms blijkt uit je antwoorden op dergelijke vragen dat medewerkers met behoorlijk wat wijzigingen te maken krijgen. Dan sta je als organisatie dus voor een ingrijpend traject van verandering. Hoe ziet dat eruit? En hoe zorg je dat hier geen weerstand tegen ontstaat onder medewerkers?
Proceslandschap opnieuw in kaart
Voordat je weet hoe een verandertraject eruit gaat zien, moet je eerst je hele proceslandschap opnieuw in kaart brengen. Wanneer wij met klanten werken, helpen we daarbij. We bekijken je huidige processen én mogelijke nieuwe processen om je een gefundeerd advies te geven. Daarbij is één vraag leidend: ‘Zijn we met dit proces nog wel goed bezig?’
Uiteraard kost dit alles tijd. Maar uiteindelijk zorg je hiermee wel dat je een zo goed mogelijke start maakt met je nieuwe ERP-systeem.
Het fundament: een overkoepelend plan
Als je een verandertraject doorloopt met Visma Solidbricks, kun je rekenen op een gecoördineerde aanpak. Eerst stellen we een projectteam op, waarin een van onze businessconsultants zit. Vanuit jouw organisatie haakt een projectleider en eventueel ook een applicatiebeheerder aan.
Vervolgens maken we een overkoepelend plan. Hierin beschrijven we de implementatieaanpak, de oplossing die we gaan implementeren, de relevante communicatielijnen, de benodigde training en de mensen die aanhaken voor de integratie met andere systemen. In deze zogeheten projectagenda staat concreet welke onderdelen we wanneer zullen opleveren.
Adoptie van technologie: randvoorwaarde voor een geslaagd traject
Op basis van een solide planning gaan we van start. Tijdens het traject stellen wij twee zaken centraal: een transparante communicatie en het meenemen van gebruikers in de verandering. Met dit laatste — dat we in ICT-termen ook wel ‘de adoptie van technologie’ noemen — beginnen we al in het voortraject. Want als een verandering enkel van bovenaf gedragen wordt, is deze vrijwel altijd gedoemd om te mislukken. Iedereen moet het potentieel van het nieuwe systeem inzien. Alleen wanneer de hele organisatie aan boord is, kan het verandertraject slagen.
Maar alle medewerkers aan boord krijgen, dat is best een lastige taak. Het is immers mens eigen om bij ‘het oude vertrouwde’ te blijven. We zijn nu eenmaal gewoontedieren. Daarom bekijken wij in nauw overleg met onze klanten hoe we mensen kunnen meenemen in het verandertraject. Daarbij is het in ieder geval cruciaal om te laten zien welke voordelen het biedt. En we nemen de cultuur van de organisatie mee om de juiste communicatiewijze te hanteren.
Weerstand wegwerken? Benadruk de voordelen!
Ter afsluiting: veranderen doe je alléén als je erop vooruitgaat. Althans, dat geloven wij. Ons uitgangspunt is om een proces zoveel mogelijk te laten zoals het is. Ben je slim en productief bezig? Dan tornen we niet aan het proces. Maar als bij een automatiseringsslag blijkt dat een aangepast proces kostenbesparing of een efficiëntieboost kan opleveren, is een uitgebreider verandertraject op zijn plaats. En mocht dit het geval zijn, dan nemen we alle betrokkenen binnen de organisatie mee. Wanneer zij zien wat de nieuwe werkwijze hen oplevert, valt de weerstand weg. En dan kan de implementatie slagen!
Wil je meer weten over de manier waarop Visma Solidbricks een verandertraject aanpakt? En bespreek je graag eens jouw mogelijkheden? Neem gerust eens contact met ons op.